Out Of Office? Quali usare? Quando arriva il momento delle tanto attese vacanze, arriva anche il momento di impostare la mail di lavoro in modo tale che chiunque scriva durante la nostra assenza, possa essere avvisato del fatto che potrebbe non ricevere una risposta nell’immediato.
Out Of Office: consigli utili
Sempre più professionisti evitano di impostare una risposta automatica, continuando a controllare la mail di lavoro anche in vacanza. Scelta non criticabile, soprattutto in un periodo di crisi economica, ma a cui andrebbe posto un freno: il riposo è sacro, e almeno due/tre settimane all’anno per staccare completamente e rigenerarsi dovrebbero essere rispettate, se possibile.
Come impostare, dunque, la mail di lavoro in nostra assenza? Che regole impone la netiquette in questi casi? Scopriamo le formule migliori per impostare il messaggio che tutti coloro che ci scriveranno per lavoro leggeranno.
La prima buona regola da rispettare dovrebbe essere quella di scrivere un messaggio semplice e immediato, senza troppe informazioni e istruzioni da seguire. Basta scrivere “Buongiorno, sarò in vacanza dal… al… Per urgenze contattare… In caso contrario risponderò al mio ritorno. Buona estate e a presto”.
Un messaggio del genere ci eviterà di dover aggiungere altri dettagli che potrebbero risultare sconvenienti o di troppo, come ad esempio numeri di telefono personali oppure indirizzi su dove ci troveremo.
Informazioni utili ed essenziali
La mail di risposta automatica dovrebbe dunque contenere le informazioni utili ed essenziali, niente di più e niente di meno. In questo caso si tratta soprattutto di periodo di assenza dall’ufficio/dal lavoro ed eventuale recapito per emergenze non posticipabili.
Tra le regole da rispettare per scrivere una buona mail out of office vi è senz’altro quella di evitare messaggi ironici o sarcastici che potrebbero mettere in serio dubbio la nostra professionalità agli occhi di qualcuno che potrebbe non gradire o comprendere il gesto. Per cui evitiamo di scrivere nel testo cose del tipo: “Sono momentaneamente scappato dalla giungla del lavoro per andare a rifugiarmi in una foresta amazzonica causa esaurimento nervoso…”.
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